最近思考比较多这样的问题,因为发现,在公司每天都要参加很多的会,而很多会从开始到结束都没有太多的结论,或者会议决议得不到有效的跟进和实施。大会小会不仅仅浪费了很多时间,同时也在挫伤自己的积极性,如何让会议更加有效呢?
先看看目前所参加的这些会议普遍存在什么问题吧!
1、会议主题不清晰;
有时候突然在outlook 里面就收到了一个约会说某某时候要开一个会,大概有个主题,然后约会里面也不会提及会议的主题有那些?agenda是什么?系统达到什么目的?通常收到这 样的约会,就接受一下,然后就不了了之了,等到会议要开始的时候,outlook tips一下,然后就去开会了。
2、会议讨论太发散;
由于没有主题或者agenda,结果导致到了会议室,主持人就开始在不断的介绍,在介绍的过程中,与会人员就会不断的骚扰,打断,或者岔开话题,结果可想而知,会议不断的跟拖延了,主题也不明确了,发散了….
3、会议没有决议,形式化;
很多会议开了就是开了,为开会而开会,没有任何的决议;
4、会议变成某几种对立思想的冲击;
曾经参加过这样的会议,会议进程中,出现对立的几派思想,然后就是在这些对立面中互相冲击,争吵,结果会议不了了之;
5、会议时间过长或在非上班时间开会;
由于以上的某些原因,会议时间太长,直接导致参会人员心不在焉,思想不集中,会议效果自然很差;
6、忽略沟通的层次性;
某些会议,因为忽略沟通的层次性,比如把老板,经理,员工等这些角色的人都卷在一起开一些很具体事务的会议,会议组织者经常容易忽略在这些角色中存在层次性,结果导致会议的效果没有达到;
针对以上问题,整理一下,开一个高效会议的步骤如下:
1、明确会议的目的,议题和议程,并在会议之前2-3天就要告知与会人员,并发起outlook 约会,让参会人员有备而来;
2、准时召开会议,在召开会议前30分钟要提前知会参与人员,让他们提前准备,并再次知会议程和目标;
3、有明确的主持人,主持人在会议开始前再次重申会议议程和目标,并控制好会议进程,会议主持要控制气氛避免出现冲突,同时要避免临时性话题成为主要议题;
4、严格控制开会时间,出现延时的时候,主持人要征求参与人员意见或果断结束会议;避免非上班时间开会;
5、会议进程中有开始前对目的的重申,也必须有会议的总结,并形成决议,列入GTD的事项中去;
6、会议必须有会议纪要知会参会人员,并进行归纳,需要跟进事项列入action item;
以上是简单的总结,开会是一门艺术,因为开会其实是一直有效的沟通方法。希望大家在日常工作中多多总结,一起来提升对会议的高效时间管理!这里有高效会议的一些工具,可以参考应用;